Os projetos de business intelligence não podem ser implementados como um projeto normal, esta mudança de cultura atinge a forma como a empresa trabalha em todos os níveis: operacional, tático e estratégico, segue 10 dicas que podem te levar no caminho do sucesso.

I – Diminua o escopo.

Concentre seus esforços em projetos menores, que tenham entregas (“deliverables”) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II – Utilize uma equipe pequena.

Não existe um tamanho ideal para uma equipe, mas uma boa regra é ter uma pessoa para cada papel. Você pode até acumular cargos mais nunca ofereça uma função para alguém sem o determinado perfil, uma equipe de 4 pessoas está de bom tamanho: um analista de dados para o ETL, um especificador (que conheça o negócio), um designer/front-end e um gerente.

III – Dedicação de todas as áreas envolvidas.

O gerente deve se posicionar de forma que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio, um cronograma geral de reuniões de status (+/- 15 min é suficiente) deve ser disponibilizado e uma forma de contato.

IV – Estabelecer um grupo para analisar o andamento do projeto.

O grupo de acompanhamento (pode ser um grupo de email) é o corpo diretivo do projeto, ao mesmo tempo que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover os obstáculos no caminho do projeto. Devemos fazer no minimo reuniões quinzenais desse grupo para analisar o andamento e verificar possiveis problemas.

V – Não utilize todo o potencial da sua equipe.

O ‘burnout’ ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe não é incomum.

Não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados, em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” – pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais tarefas do que seria racional gerando stress.

VI – Busque apoio externo quando necessário.

É essencial trazer um profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. No caso de projetos de BI com Data Science é necessário um especialista em estatistica para ajudar na criação de expressões mais complexas e aplicações de algoritmos.

VII – Valorize a sua equipe.

Equipes de projeto se esforçam para cumprir o escopo e prazo e não precisam ter preocupações adicionais com questões formais e participação em reuniões periódicas. A idéia aqui não é liberar o pessoal de tudo mas deixar a decisão na mão deles para que eles saibam que podem priorizar suas atividades de acordo com o bom senso.

VIII – Use ferramentas de gerenciamento.

Várias tarefas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Use uma ferramenta que ofereça acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos e que funcione em uma plataforma de Intranet/internet que promova o compartilhamento e a comunicação, esta ferramenta pode ser o Trello ou o Jira dependendo da sua necessidade.

IX – Reconheça os pequenos sucessos.

Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. Lembre que as pessoas não trabalham somente pelo dinheiro, em nosso mercado de BI a maioria dos consultores são entusiastas e querem ser reconhecidos por sua competencia, criatividade e técnica. Uma dica fácil de reconhecimento é fazer uma recomendação aqui na rede social Linkedin.

X – Não utilize “gambiarras”.

Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Uma boa modelagem dos dados junto com uma especificação de requisitos bem feita evita o uso de artifícios no projeto, se precisar utilizar “gambiarras” faça o mínimo possível e documente tudo.

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