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BI – você estima as horas de entrega de maneira errada?

Este texto é voltado para consultorias de BI, vamos falar sobre o assunto que mais causa stress a todos: gerentes, desenvolvedores, clientes, comercial – vamos falar sobre o PECF ou Promessa, Expectativa, Cronograma, e Frustração.

Promessa

Este é o primeiro passo que define o sucesso ou o fracasso do projeto, geralmente aqui tudo é bonito e perfeito, ninguém fala dos cuidados com as pedras que podem existir no caminho, eu falei “podem” para amenizar um pouco, lembre de todos os projetos que já participou – qual deles não teve problemas até em uma simples extração de dados de uma planilha?

Promessa – Como é feita hoje

Geralmente é o departamento comercial que faz as promessas, seu objetivo não é entregar o projeto com sucesso, seu objetivo é vender (na maioria das vezes!), eu não estou aqui crucificando o comercial por isso, o responsável pela forma como ele trabalha é a diretoria, eles são treinados para isso, então vamos ouvir coisas desse tipo:

[Executivo de vendas] – Você tem uma base em SQLServer e mais 2 planilhas? neste caso é moleza, meu pessoal é certificado e possui várias horas de projeto, vai tirar isto de letra, será fácil e rápido, assine aqui!

[Pré-venda] – Olha, vamos ter que realizar um levantamento de requisitos e conhecer suas bases antes.

[Executivo de vendas] – Nada que demore, é um projeto padrão pra gente, é só replicar o projeto anterior.

[Cliente] – Que bom que acertamos na consultoria, eles tem muita experiência com empresas do nosso ramo e com nosso ERP!!!

Promessa – Como deveria ser feita

[Executivo de vendas] – Você tem uma base em SQLServer e mais 2 planilhas, porém possui uma maneira particular de gerir os seus negócios e seus colaboradores nunca tiveram contato com um projeto de BI, para te atender bem vamos iniciar o projeto estudando e conhecendo suas bases, seus processos e conversar com o seu pessoal.

[Pré-venda] – Eu ficarei a disposição para iniciar este processo e lhe mostrar um pequeno protótipo do que a gente é capaz de fazer para degustação.

[Executivo de vendas] – Após conhecer o protótipo poderemos fechar o contrato, e eu serei o gerente de sua conta, o que precisar pode me avisar imediatamente.

[Cliente] – Que bom que acertamos na consultoria, eles estão preocupados com a nossa empresa e com o sucesso real do projeto de BI, esta parceria será duradoura.

E como seria o restante de acordo com cada caso?

Promessa – Como é feita hoje

Expectativa: Alta – O cliente espera um projeto perfeito, rápido, barato e com brindes, eu chamo de projeto MC Lanche Feliz.
Cronograma: Apertado – As estimativas de tempo são criadas com base na expectativa do cliente, o desenvolvedor fica estressado e a cada ciclo de entregas mais e mais tarefas ficam acumuladas, o que fazer? podemos realiza-las correndo ou em horários extremos ou até mesmo negligencia-las.
Frustração: Alta – Nada vai dar certo, o painel está com números errados, foi entregue fora do prazo e uma parte foi esquecida (na verdade o desenvolvedor nem sabia que era para fazer esta parte!).

Promessa – Como deveria ser feita

Expectativa: Alta – O cliente sempre tem a expectativa alta, mas agora ele sabe que existe um processo a ser seguido baseado em melhores práticas do mercado.
Cronograma: Real – As estimativas de tempo são criadas com base no levantamento e nas conversas que aconteceram nas fases anteriores, lembre que o pilar mais importante são as pessoas, não é a tecnologia nem o processo interno da empresa.
Frustação: Baixa – Mudanças no escopo devem ocorrer com pouca frequência, o prazo será atendido com mais folga e o formato de parceria vai ajudar a aparar as arestas que ficaram, o cliente sabe que um projeto de inteligência de negócios não é igual comprar um anti-virus e instalar, envolve inteligência humana, experiência e vontade de fazer.

Conclusão

Sabemos que para se fechar um projeto desta importância é necessário ter recursos e tempo, o recurso financeiro é um fator limitante e por isso somos tentados a seguir este valor, o brasileiro deve começar a se acostumar a não fazer as coisas se elas vão dar errado.

Eu ouço sempre por ai: – Ah! vamos começar e depois a gente vê! lá na frente vai dar errado e a diretoria libera mais verba para consertar senão perde todo o investimento. Isto está errado. Tudo tem um preço a ser pago para ser feito de maneira excelente e profissional, se sua empresa não possui esta verba não faça, espere mais um pouco.

Eu desafio alguém aqui nos comentários me descrever um projeto de BI que deu certo mesmo sendo negociado um valor e um tempo de entrega muito abaixo do proposto inicialmente.

Também podem se manifestar aqueles que concordam com esta idéia e já tiveram experiências ruins.

Abraços

Níveis de decisão para projetos de Business Intelligence

Dividimos as decisões dentro de uma empresa em 3 níveis: Operacional, Tático, Estratégico.

Decisões Operacionais

Decisões ligadas ao controle e às atividades operacionais da empresa, para alcançar os padrões de funcionamento pré-estabelecidos, com controles do detalhe ou do planejamento operacional, criando condições para a realização adequada dos trabalhos diários da organização, com nível de informação de pormenores de um dado, uma tarefa ou uma atividade.

Neste nível devemos ter os detalhes da informação, tais como: número da nota fiscal ou CPF do cliente.

Decisões Táticas

Decisões que ocorrem no nível gerencial e produzem efeitos a médio prazo e de menor impacto na organização, com informações sintetizadas por unidade departamental, de um negócio ou uma atividade da empresa.

Neste nível a informação já está sumarizada por equipes ou por mês.

Decisões Estratégicas

Decisões da alta administração que geram atos com efeito duradouro, a partir do planejamento estratégico, como por exemplo, uma nova fábrica, nova linha de produção, novos mercados, novos produtos, novos serviços, que envolvem toda a estrutura organizacional, com informações macro, ou seja, utilizam informações internas e externas.

Neste nível podemos ter a informação da empresa cruzada com informações de fora: Indicadores sócio-econômicos, Pesquisa de mercado ou dados de concorrência.

Sustentação do projeto de Business Intelligence

Estes dias me peguei estudando algumas metodologias ágeis e os conceitos de projeto X produto , cada vez tenho mais certeza que implantar o business intelligence em uma empresa é um projeto que não tem fim, por isso não pode ser chamado de projeto mas deve ser chamado e tratado como um produto, praticamente é um filho.

Quando nasce seu primeiro filho quase sempre você não está preparado para o que vai acontecer, você deve planejar e executar passos curtos e se preparar para as surpresas no meio do caminho, deve se aconselhar com os mais experientes sabendo que cada criança possui suas peculiaridades, ou seja aprender e melhorar durante a jornada, a cada dia ele se tornará mais independente mas sempre precisará de um porto seguro.

O desafio do business intelligence é exatamente isso, saber que será diferente para cada empresa, ter um objetivo em mente e disposição para melhorar sempre, peca a empresa que não segue a lista abaixo:

Separar um colaborador ou equipe para cuidar somente do sucesso do BI
Separar um budget para dar suporte as atividades de implantação do BI
Querer ter resultados rápidos em oposição a qualidade real dos números
Não envolver as áreas de negócio no desenho da solução
Não ter apoio direto e transparente da diretoria

e por fim, achar que o projeto de BI uma hora vai terminar, isso é um engano até que comum, amigos, ser uma empresa “data driven” não é somente instalar sistemas e processar os dados, é uma nova forma de fazer negócios, é um novo DNA correndo na veia da corporação, meu conselho é: crie um Centro de competência de BI (conhecido também como BICC – Business Intelligence Competence Center.

O BI é uma iniciativa estratégica fundamental para o sucesso das organizações, mesmo quando existe uma estratégia definida, seja ela simples ou complexa, não costuma ser bem sucedida na sua execução.

O que acontece em diversas organizações são:

Existência de ilhas de informações (visões departamentais)
Falta de diretrizes estratégicas, táticas e operacionais para o uso de informações
Áreas de BI preocupadas basicamente com aspectos técnicos e de infraestrutura
A proposta do BICC aborda os seguintes aspectos:
Alinhamento entre executivos do negócio, TI e usuários de informações;
Garantir o entendimento de todos os envolvidos com relação às necessidades de informações;
Definir ferramentas, processos, procedimentos e metodologias para entregar a estratégia de BI;
Adoção de melhores práticas de mercado para melhorar a confiabilidade e a consistência de BI;
Aumentar a participação das pessoas na resolução de problemas;
Adoção de cultura analítica através de treinamentos e especialização em análises estatísticas.

Bibliografia

BOYER, J.; FRANK, B.; GREEN, B.; HARRIS, T.; VANTER, K. Business Intelligence Strategy: A practical guide for achieving BI excellence. 2010.

DRESNER, H. J.; BUYTENDIJK, F.; LINDEN, A. et al. The Business Intelligence Competency Center: An Essential Business Strategy. Reproduction, , n. May, p. 1, 2002.

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